As cotas de armazenamento em contas de email são essenciais para gerenciar a quantidade de dados que cada conta de email pode armazenar. Isso inclui emails enviados e recebidos, anexos, rascunhos e outros itens associados à conta de email.
Na plataforma Otimize, o conceito de cotas de armazenamento permite que os administradores tenham flexibilidade na alocação de recursos, dependendo do plano contratado e das necessidades específicas de cada usuário ou departamento dentro de uma organização.
Por exemplo, no plano Starter da Otimize, é oferecido o direito de criar duas contas de email, cada uma com uma cota de armazenamento de 5GB (ou 5.000MB), totalizando uma cota combinada de 10GB (ou 10.000MB) para o plano. O administrador da conta tem a liberdade de distribuir essa cota de armazenamento total entre as contas de email conforme necessário, sempre respeitando o limite total disponível de 10GB.
Para ajustar as cotas de armazenamento das contas de email na Otimize, siga os passos abaixo:
1. Acesso à Gestão de Contas de Email:
Faça login na plataforma Otimize e acesse a aba "E-mails" no menu inicial. Em seguida, clique em "Contas de E-mail" para visualizar as contas de email existentes.
2. Configuração da Cota de Armazenamento:
Na lista de contas de email, selecione a conta que deseja modificar e clique em "Configurações". Isso permitirá acessar as configurações específicas da conta selecionada.
3. Alteração da Cota de Armazenamento:
Dentro das configurações da conta, localize o campo "Cota" (expresso em megabytes, MB) e altere o valor conforme desejado. Essa modificação permitirá que você ajuste a cota de armazenamento disponível para essa conta específica, dentro do limite total permitido pelo seu plano.
Considerações Importantes:
- Distribuição Equitativa ou Estratégica: O administrador pode optar por distribuir a cota de armazenamento de forma equitativa entre as contas ou alocar mais espaço para contas que possuem maior volume de emails e anexos.
- Monitoramento: É importante monitorar regularmente o uso do armazenamento das contas de email para evitar a interrupção dos serviços de email devido ao esgotamento da cota de armazenamento.
- Limpeza e Gerenciamento: Incentivar os usuários a realizar a limpeza regular de emails antigos, arquivamento de anexos importantes e exclusão de itens desnecessários pode ajudar a manter o uso da cota de armazenamento dentro dos limites desejados.
Ajustar as cotas de armazenamento de acordo com as necessidades garante que todos os usuários tenham espaço suficiente para suas comunicações por email, mantendo a eficiência e a produtividade da organização.